予約の 受け方が 電話・LINE・フォームで ばらばらの 時 ── 取りこぼしと 二重予約を 止める

金曜の 夜。電話で 受けた 予約と、LINE で 受けた 予約が、同じ キャストの 同じ 時間に 重なっていました。

気づいたのは、2 組目の お客様が 来られた 時でございます。

⚠️ **受ける 窓が 増えるほど、どこかで 取りこぼしと 二重予約が 起きます。**窓を 減らすより、受けた後に 一か所へ 集める 方が 確かでございます。

先に 結論

• 窓を 減らす 必要は ありません。受けた後に 一か所へ 集める 形に します
• ルールは 1 つ …どの窓で 受けても、その場で 同じ 予約表に 入れる
• 二重予約の 多くは 入れる まで の 数分〜数十分 に 起きます
• 誰が 予約表に 入れるか を 窓ごとに 決めておきます
• 週に 1 度、取りこぼしと 二重予約の 件数を 数えます

一 …なぜ ばらばらに なるか

電話 …受付が 紙に メモ → 後で まとめて 入れる
LINE …店長の スマホで 受ける → 返事だけして 入れ忘れる
フォーム …メールで 届く → 誰も 見ていない 時間が ある

⇒ **窓ごとに 受ける人と 入れる 刻が 違います。**その ずれの 間に、別の 窓から 同じ 枠が 埋まります。

二 …ルールは 1 つ

どの 窓で 受けても、その場で 同じ 予約表に 入れる

⇒ 「後で まとめて」を やめるだけで、二重予約の 多くは 消えます。

⚠️ 「後で」が 二重予約の 正体でございます。電話を 切ってから 入れるまでの 10 分に、LINE で 同じ 枠が 埋まります。

三 …窓ごとに 入れる 人を 決める

電話 …受けた 人が その場で 入れる
LINE …見た 人が 返事の 前に 入れる
フォーム …届いた 通知を 見た 人が 入れる（見る 担当と 刻を 決める）

⇒ **「誰かが 入れるだろう」が いちばん 危のうございます。**窓ごとに 名前を 決めます。

LINE は 返事の 前に

まずい …「承知しました」と 返す → 後で 予約表へ
よい  …予約表で 空きを 確かめて 入れる → 「承知しました」と 返す

⚠️ 返事を 先に すると、入れる時に 埋まっていた という 事が 起きます。順番を 逆に するだけで 防げます。

四 …フォームの 空白の 時間

フォームは 24 時間 届きますが、見る 人は 24 時間 いません。

夜中に 届いた 予約 …朝まで 誰も 見ない
その間に 電話で 同じ 枠が 埋まる

⇒ フォームの 予約は「仮」として 受け、確定の 返事は 予約表に 入れてから 送る 形に します。

自動の 返事 …「受け付けました。◯時までに 確定の ご連絡を 差し上げます」

五 …取りこぼしを 見つける

二重予約は 目立ちますが、取りこぼしは 目立ちません。

LINE で 来た 予約に 返事を しなかった
フォームが 迷惑メールに 入っていた
電話の 折り返しを 忘れた

⚠️ **取りこぼされた お客様は 何も 言わずに 他の店へ 行かれます。**気づく 手が かりが 残りません。

週に 1 度 見る

LINE の 未読 ／ フォームの 届いた 件数 と 予約表に 入った 件数の 差 ／ 不在着信

⇒ 届いた数と 入った数が 合わなければ、その差が 取りこぼしでございます。

六 …窓を 減らす べき 時

普通は 減らさなくて 構いませんが、例外が ございます。

ほとんど 使われていない 窓（月に 数件）
誰も 見る 担当が いない 窓

⇒ こうした 窓は、取りこぼしの 元に なるだけ でございます。閉じるか、他の 窓へ 案内する 形に します。

控えておく数字

一 窓ごとの 予約の 件数（月）
二 二重予約の 件数（週）
三 届いた 数 と 予約表に 入った 数の 差（窓ごと）
四 不在着信の うち 折り返さなかった 数

⚠️ 三が 取りこぼしの 正体でございます。二より 先に 見てください。

事務所に 貼る紙

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  予約の 受け方

  どの 窓で 受けても、その場で 同じ 予約表へ
  「後で まとめて」を やめる

  窓ごとに 入れる 人を 決める
  LINE …予約表に 入れてから 返事
  フォーム …「仮」で 受け、入れてから 確定の 返事

  週に 1 度 …届いた数 と 入った数の 差 を 見る
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よくある ご意見

「窓を 1 つに しぼれば 解決では」

⇒ 窓を 減らすと、その 窓を 使っていた お客様が 離れます。集める 形の 方が 損が 少のうございます。

「その場で 入れる 余裕が ありません」

⚠️ 後で 入れる 手間は 変わりません。変わるのは 二重予約が 起きるか どうか だけでございます。

「LINE は 店長しか 見ていません」

⇒ 店長が いない 時間に 誰が 見るかを 決めます。見る人が いない 窓は 取りこぼしの 元です。

「二重予約は 滅多に 起きません」

⇒ 起きた 時に 気づいていない 事も ございます。週に 1 度、件数を 数えて みてください。

「フォームの 自動返事は 冷たい」

⇒ 「◯時までに ご連絡します」と 刻を 添えれば、待つ 間の 不安が 消えます。

今週 やること

一 いま 予約を 受けている 窓を すべて 書き出す
二 窓ごとに、誰が・いつ 予約表に 入れているかを 書く
三 「後で まとめて」に なっている 窓を その場で 入れる 形に 直す
四 LINE は「入れてから 返事」に 順番を 変える
五 来週、窓ごとの 届いた数 と 入った数を 比べる

手で回すか、画面で見るか

一か所へ 集める 先が 紙の 予約表ですと、同じ 刻に 二人が 見られません。

手で回す …紙の 予約表。電話中の 人しか 書けない
画面で見る …一つの 予約の 画面を 複数の 人が 同時に 見て 入れられる

⇒ tasteck は 予約を 一つの 画面に まとめ、複数の 人が 同時に 見て 入れられますので、**「その場で 入れる」が 窓ごとに 別の 人でも 成り立ちます。**お客様の アプリからの 予約申請も 同じ 所に 届き、電話の 着信履歴も（CTI 連携を お使いの 場合）同じ 画面で 見られます。

⚠️ **LINE や メールで 受けた 予約は、人が 入れて 初めて 予約表に 載ります。**入れる 担当を 決める 所は、画面が あっても 変わりません。

まとめ

• 窓を 減らさず、受けた後に 一か所へ 集める
• ルールは その場で 同じ 予約表に 入れる
• 二重予約の 正体は 「後で まとめて」
• 窓ごとに 入れる 人を 決める
• LINE は 入れてから 返事、フォームは 「仮」で 受ける
• 週に 1 度 届いた数 と 入った数の 差 を 見る

窓が いくつ あっても、予約表が 1 つなら 二重予約は 起きません。