人手不足を 前の週に 見つける ── シフトが 足りなくなる前の 三つの合図

金曜の夜、出勤が 3 人 足りません。前日に 気づきました。いまから 埋める手は ほとんど 残っていません。

⚠️ **足りなくなる合図は、2〜3 週間前から シフト表に 出ております。**気づくのが 遅いだけでございます。

先に 結論

• 人手不足は 当日ではなく 3 週間前に 見つけます
• 合図は 三つ …希望シフトの 減り・当日欠勤の 増え・早上がりの 増え
• 見るのは 今日の 人数ではなく、3 週間先の 人数
• 手は 声かけ・掛け持ちの 調整・求人の 前倒しの 三つ
• 前日に 気づいてからでは、打てる手が ほとんど 残りません

なぜ 前日まで 気づかないか

シフト表は 「今週」を 見る物になっております。3 週間先は 空欄が 多く、まだ 決まっていないように 見えます。

見ている物	見えていない物
今週の 出勤人数	3 週間先に 何人 出られそうか
今日 誰が 休みか	誰の 出勤が 減り続けているか
足りない日の 穴	穴が 生まれる 前の 動き

⚠️ 空欄は「未定」ではなく「足りない」の 前触れである事が 多うございます。

一 …三つの 合図

足りなくなる前に、キャストの 動きが 変わります。

一 希望シフトの 数が 減る（いつも 週 4 → 最近 週 2）
二 当日欠勤が 増える（月 1 回 → 月 3 回）
三 早上がりが 増える

⚠️ 二つ 重なって 3 週間 続いたら、辞める前の 形でございます。

見方

キャストごとに、直近 4 週間 と その前の 8 週間 を 比べる

⇒ 1 週 悪いだけでは 見ません。形が 変わったかを 見ます。

二 …3 週間先の 人数を 見る

今週の 人数は もう 動かせません。見るのは 3 週間先でございます。

3 週間先の 週について
  要る 出勤の 枠
  いま 埋まりそうな 枠
  合図が 二つ 出ている方

要る 40 枠 ／ 埋まりそう 38 枠 ／ 合図の 方 2 名（その方の 分 4 枠）
⇒ 実際は 34 枠。6 枠 足りない見込み

⇒ 3 週間前なら、まだ 手が 打てます。

三 …早めに 打てる 三つの 手

1. 声をかける

合図が 出ている方へ、責める形でなく 様子を 伺う
「最近 出勤が 少なめですが、何か 変わりましたか」

⇒ 事情が 分かれば、シフトの 組み方で 残っていただける事が ございます。

⚠️ **声かけは 合図が 出た 最初の週に。**3 週目では もう 気持ちが 決まっている事が 多うございます。

2. 出られる方に 前もって 伺う

「3 週間後の 金曜、もう 1 枠 入れそうですか」

⇒ 前日の 「今日 出られませんか」より、**3 週間前の 相談の 方が 通りやすうございます。**予定が まだ 空いているからでございます。

3. 求人を 前倒しする

求人を 出して 新人が 稼げるまで …おおよそ 4〜5 週間

⇒ **足りないと 気づいてから 出しては 間に合いません。**3 週間先の 数字で 足りない見込みなら、その日に 出します。

四 …前日に 気づいた時に 残っている手

前日では 打てる手が 限られます。

残っている手 …出勤中の 方の 延長のお願い ／ 受ける予約の 数を 絞る
打てない手 …新しく 人を 入れる ／ 事情を 伺って 引き止める

⚠️ 前日の 手は「減らす」手ばかりでございます。増やす 手は 3 週間前にしか 打てません。

五 …当日欠勤は 人ごとに 数えます

「当日欠勤が 多い」と 全体で 見ますと、手が 打てません。

キャストごとの 当日欠勤の 回数（3 か月）

⇒ たいてい 2〜3 名に 偏っております。その方々への 手と、全体の 手は 別でございます。

⚠️ 全体に 締め付けを かけますと、休まない方まで 窮屈に なります。

控えておく数字

一 キャストごとの 希望シフト数（週ごと）
二 キャストごとの 当日欠勤の 回数
三 3 週間先の 要る枠 と 埋まりそうな枠
四 合図が 二つ 出ている方の 数

⚠️ 三を 毎週 見るのが 要でございます。一・二・四は 三を 正しく 出す為の 材料でございます。

事務所に 貼る紙

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  人手不足を 前の週に 見つける

  合図（二つ重なって 3 週間続いたら 要注意）
    希望シフトが 減る ／ 当日欠勤が 増える ／ 早上がりが 増える

  毎週 見る …3 週間先の 要る枠 と 埋まりそうな枠

  3 週間前に 打てる手
    声をかける ／ 前もって 伺う ／ 求人を 前倒し

  前日の 手は「減らす」ばかり。増やす手は 3 週間前だけ
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よくある ご意見

「3 週間先の シフトは まだ 決まっていません」

⇒ だからこそ 見ます。決まっていない所に、足りない見込みが 隠れております。

「声をかけると 辞めるきっかけに なりませんか」

⚠️ 責める形でなければ なりません。気にかけてもらえた事で 残る方の方が 多うございます。

「求人は 足りなくなってから 出しています」

⇒ 新人が 稼げるまで 4〜5 週間 かかります。足りなくなってからでは その間 ずっと 足りません。

「当日欠勤は 仕方がない」

⇒ 全体では そう見えますが、人ごとに 数えると 2〜3 名に 偏っている事が 多うございます。

「うちは 常連の キャストが 埋めてくれます」

⚠️ 1 週なら。3 週 続きますと、埋めている方が 疲れて 合図を 出し始めます。

今週 やること

一 キャストごとに 直近 4 週 と その前の 8 週 の 希望シフト数を 比べる
二 合図が 二つ 出ている方を 書き出す
三 3 週間先の 週の 要る枠 と 埋まりそうな枠を 数える
四 足りない見込みなら、その日のうちに 声かけ と 求人を 始める
五 当日欠勤を 人ごとに 3 か月分 数える

手で回すか、画面で見るか

比べる作業は 一度なら 手で できます。続かないのは 毎週・全員分でございます。

手で回す …シフト表を 人ごとに 期間で 比べる。毎週は 続きません
画面で見る …希望シフトと 出勤の 記録が 人ごとに 時系列で 残っている

⇒ tasteck は キャストごとの 希望シフトと 出勤を 記録しておりますので、**合図の 多くを 記録から 読めます。**当日欠勤は 欠勤として 入れた分だけが 出ます。

⚠️ **口頭で 交代した 出勤は 残りません。**入れていない物は 画面にも 出てまいりません。

まとめ

• 人手不足は 3 週間前に 見つけます
• 合図は 希望シフトの 減り・当日欠勤の 増え・早上がりの 増え
• 見るのは 3 週間先の 人数
• 3 週間前なら 声かけ・前もっての 相談・求人の 前倒しが 打てます
• 前日の 手は 減らす手ばかり
• 当日欠勤は 人ごとに 数えます

足りなくなるのは 当日でも、足りなくなり始めるのは 3 週間前でございます。