出勤確認の連絡が 面倒なのは、返事を待っているからです

「明日 出られますか」

この連絡を、毎晩 全員へ送っていませんか。

20 人へ送って、返ってくるのが 14 人。残り 6 人へもう一度送る。その作業が毎晩 1 時間という店があります。

要点

• 出勤確認が重いのは 返事を待っているから
• 形を変える所は 3 つ …誰が起点か / 返事の締め / 返ってこない時
• 「出ない人が言う」形にすると、連絡の数が 1/5 になる
• 返事の締めを決めていない店は、締めが無いのと同じ
• 直前の変更は止められない。受け方を決める

1 行で言うと

形	連絡の数	集計の手間
全員へ聞く	人数ぶん	毎晩 手で 集める
出る人が 出す	出る人ぶん	集計は 要らない
出ない人が 出す	少数	いちばん 軽い

3 行目にできるかどうかが、分かれ目です。

一 誰が 起点か

全員へ聞く形（重い）

店 →（20 通）→ キャスト
キャスト →（14 通）→ 店
店 →（6 通 再送）→ 返事の 無い人

⚠️ 1 日 40 通のやり取りが発生します。しかも返ってこない人を追う作業が、いちばん重い所です。

出ない人が 出す形（軽い）

基本の シフトを 先に 置く（固定 or 前月に 提出）
⇒ 出ない日だけ、本人から 連絡が 来る

連絡は 3〜4 通で済みます。

⚠️ これができるのは、基本のシフトが先に在る店だけです。⇒ 毎日その場で決めている店は、まずそこを直します。

シフトの管理そのものは シフト DX に書きました。

二 返事の 締めを 決める

⭕ 「前日 ○時までに ご連絡ください」
🔴 締めを 書かない（直前まで 返ってくる）

⚠️ 締めが無いと、配車もシフトも決められません。

締めを 過ぎた時 どうするか

一 締めを 過ぎた分は 出勤として 数えない
二 数えないが、来たら 受ける
三 数えないし、来ても 受けない

⇒ 二が現実的です。⚠️ ただし 二にすると、締めを守る意味が薄くなります。⇒ 締めを守った人に何か在る形（配車の順が先、など）にすると、締めが動きます。

配車の順の決め方は 配車の順を どう決めるか に書きました。締めを守った人を先にするのは、基準が見える形の 1 つです。

三 返ってこない時

追わない形にします。

🔴 返事が 無い人へ 再送する（店の 手間が 増える）
⭕ 返事が 無い ＝ 基本の シフト通り（先に そう 決めておく）

⚠️ 「返事が無い＝出ない」にすると、人手が足りない日が出ます。⇒ **「返事が無い＝出る」**の方が、現場は回ります。

出勤していない時が 分かる形

⭕ 入店の 打刻が 無ければ、その時点で 分かる
🔴 誰かが 気づくまで 分からない

⚠️ 打刻の形が無い店では、開店してから「あの人 来ていない」となります。

遅刻・当日欠勤の扱いそのものは 遅刻と当日欠勤を どう扱うか に書きました。

四 直前の 変更

止められません。⇒ 受け方を決めます。

一 どこへ 連絡するか（1 箇所に 決める）
二 何時まで なら 配車が 間に合うか
三 間に合わない時、どう 伝えるか

⚠️ 一が散っている店が多い所です。担当の携帯・店の電話・連絡の集まり。どこへ来ても誰かが拾う形は、誰も拾わない形です。

⇒ 1 箇所に決めて、そこだけ見ます。

連絡が途切れる形は 送迎の連絡が 途切れる ── 車に居る人は 画面を見られない に書きました。ドライバーと同じで、受ける側も 1 箇所でないと落ちます。

五 人数の 上限と 繋がる

出勤確認は、待機部屋の人数と繋がっています。

出られる人が 多い日 …そのまま 全員 入れると 1 人あたりが 落ちる

⇒ 上限の置き方は 待機部屋は 稼働率を 決めています に書きました。出勤確認の段階で調整すると、当日に断らずに済みます。

数えておく 3 つ

一 出勤確認に かかっている 時間（1 日）
二 締めまでに 返ってきた 割合
三 直前の 変更が 何件 出たか

⚠️ **一を数えていない店がほとんどです。**1 週間 正の字を付けるだけで出ます。

⚠️ 三が多い日は、基本のシフトが実情と合っていません。⇒ 連絡の形ではなく、シフトの組み方を見ます。

貼る 3 行

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  出勤の ご連絡

  一 基本の シフト通りに お願いいたします
  二 お休みの日だけ、前日 ○時までに ○○へ
  三 当日の 変更は、○時までなら 配車が 間に合います

  ⇒ ご連絡の 先は ○○ の 1 箇所だけ。
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よくある詰まり所

「基本の シフトが 無い」

そこから作ります。⇒ 週 1 日でも固定が在れば、連絡の数が減ります。

「返事が 無い人が 来ない」

「返事が無い＝出る」にした時に起きます。⇒ 打刻が無ければすぐ分かる形にして、その時点で動きます。

「全員に 聞かないと 不安」

⚠️ 不安は減りますが、1 時間 使っています。⇒ 一（かかっている時間）を数えてから決めます。

まとめ

• 出勤確認が重いのは 返事を待っているから
• 「出ない人が言う」形にすると、連絡が 1/5 になる
• **返事の締めを書く。**守った人に何か在る形にすると、締めが動く
• 返ってこない人を追わない。「返事が無い＝出る」で回る
• 直前の変更は止められない。連絡の先を 1 箇所に決める
• **かかっている時間を数える。**数えてから形を変える

**毎晩の 1 時間は、続ける理由が在って続いているわけではありません。**数えると、たいてい形の問題です。