顧客台帳に 何を残すか ── 残しすぎる店ほど 使われなくなります
項目を増やすと 入力されなくなり、入力されない台帳は 誰も見なくなります。必ず残す7つ、残さない方がよい物、誰に見せるか、辞めた人の扱い。設計の順番つき。
「せっかくだから、いろいろ 残せるようにしました」
項目を 増やすほど、入力されなくなります。 そして 入力されない台帳は、誰も 見なくなります。
台帳は 集める仕組みではなく、使われる仕組みとして 組む物です。
この頁では 一 必ず残す 7 つ／二 残さない方がよい物／三 誰に見せるか の順で、そのまま使える形に します。
まず結論（急ぎの方へ）
一 必ず残すのは 7 つ。最初から それ以上 作らない
二 自由に書ける欄は 1 つだけ。2 つ以上は 使い分けられません
三 入力に 30 秒を 超える形は 続きません
四 誰が 見られるかを 先に 決める（本人・現場・管理）
五 辞めた方が 書いた記録を どうするかを 先に 決める
⚠️ 三 が すべてを 決めます。 忙しい夜に 30 秒 以上かかる形は、忙しい夜から 落ちます。 ⇒ そして 忙しい夜こそ、いちばん 残したい事が 起きています。
一 必ず残す 7 つ
一 お名前（呼び名でよい）
二 連絡先（1 つ。突き合わせの鍵になります）
三 初回の日
四 前回の日
五 来店の回数
六 指名の履歴（誰を・どの種類で）
七 自由に書ける欄（1 つだけ）
⇒ 三・四・五 は 自動で 溜まる物です。手で 入れる必要は ありません。 ⇒ 手で 入れるのは 一・二・六・七 だけ。
1-1 なぜ 連絡先が 鍵なのか
同じ方が 二重に 登録されると
回数が 割れる ⇒ 常連が 新規に 見える
指名の履歴が 割れる ⇒ 本指名の判定が 狂う
⇒ 連絡先を 1 つに 決めて、そこで 突き合わせるのが いちばん 確実です。 ⚠️ 表記ゆれ（ハイフンの有無）で 別人になります。入れる形を 揃えてください。
1-2 自由に書ける欄は 1 つだけ
「特記事項」「好み」「注意」「メモ」…と 分けると
どこに 書けばよいか 迷う
⇒ 迷うと 書かれない
⇒ ⇒ 空欄が 増え、見る人が 見なくなる
⚠️ 分けるのは 使われるようになってからです。最初は 1 つ。
二 残さない方がよい物
2-1 使い道が 決まっていない項目
「職業」「年齢」「誕生日」…
⇒ 何に使うか 決まっていないなら 作らない
⚠️ 作ると 埋めようとする人が 出ます。 そして 埋まっていない欄が 並ぶと、台帳全体が 信用されなくなります。
2-2 主観の 評価
「良い客」「面倒」「地雷」
⇒ **書かないでください。**理由は 3 つです。
一 書いた人と 読む人で 意味が 違う
二 本人に 見られた時に 収拾がつかない
三 事実でないため、後から 検証できない
⇒ 代わりに 事実だけを 書きます。
悪い …「クレーマー」
良い …「8/12 会計の件で お申し出。返金 3,000 円（店長 判断）」
⚠️ 事実は 半年後も 使えます。評価は 半年後には 誰の物か 分かりません。
2-3 要らない 個人の事情
勤め先の詳細・家族の事情・住所の細かい所
⇒ **仕事に 使わない物は 持たない。**持てば 守る責任だけが 増えます。
三 誰に 見せるか
3-1 3 つに 分ける
| 見る人 | 見える物 | 理由 |
|---|---|---|
| キャスト本人 | 自分が 関わった記録 | 接客に 要ります |
| 現場（店長・受付） | 全部 | 判断に 要ります |
| 管理 | 全部 ＋ 変更の履歴 | 誤りを 追えます |
⚠️ 全員に 全部 見せると、書きにくくなります。 ⇒ 書きにくい台帳は 空欄が 増えます。
3-2 本人が 書いた記録を 本人以外が 読むか
読める形にする …引き継ぎが できる
読めない形にする …正直に 書ける
⇒ どちらにも 理があります。決めて 伝えてください。 ⚠️ 決めずに 曖昧にするのが いちばん 悪いです。 「読まれていない前提で 書いた物が 読まれる」形が 起きます。
四 辞めた方の 記録
4-1 消さない
辞めた方が 書いた ゲストノートを 消すと
そのお客様の 履歴が 途切れる
⇒ 次の担当が 一から やり直す
⇒ 記録は お客様に 紐づく物です。書いた人が 辞めても 残します。
4-2 名前の 扱いを 決める
甲 …書いた人の名を 残す（誰に聞けばよいか 分かる）
乙 …名を 伏せる（辞めた方の 名が 残り続けない）
⇒ **甲を 勧めます。**ただし 辞めた方の 名が 画面に 出続ける事を 本人が どう思うかは、採用の時に 伝えておくのが 筋です。
五 入力を 続けさせる 3 つ
5-1 30 秒 以内
一 手で入れるのは 4 項目まで
二 選ぶ形にできる物は 選ぶ形に（打たせない）
三 後から でも 入れられる形に（その場で 完結を 強いない）
5-2 書いた物が 使われる所を 見せる
書いた事が 次の接客で 出てくる
⇒ 書く意味が 分かる ⇒ 書かれるようになる
⚠️ 書いた物が どこにも 出てこないと、3 週で 止まります。
5-3 空欄を 責めない
空欄が 多い ＝ 書き手が 悪い、ではありません
⇒ 項目が 多いか、使われていないか の どちらかです
六 組む順番
一 使う場面を 1 つ 決める（例 …次の来店で 前回の話ができる）
二 その場面に 要る項目だけ 作る
三 3 週 使う
四 空欄の 多い項目を 消す
五 足りなかった物を 1 つ 足す
⚠️ 一 を 飛ばして 項目から 作ると、必ず 増えすぎます。 ⇒ 「あったら助かる」で 作った項目は、ほぼ 埋まりません。
七 見ておく 3 つ
一 自由に書ける欄の 記入率（直近 1 か月の来店に対して） ⇒ 5 割を 切ったら 形が 重すぎます
二 項目ごとの 空欄率 ⇒ ⚠️ 8 割 空欄の項目は 消す候補です
三 二重登録の 件数（連絡先で 突き合わせて） ⇒ 増えていたら 入れる形が 揃っていません
⇒ 二 を 毎月 見て 消すのが、台帳を 生かす いちばんの手入れです。
記録が残る所に置く
台帳は 予約・来店・会計と 同じ所に 在って 初めて 使われます。
別の場所に 在ると、
接客の 前に 開かれない（開くのに 手間がかかる）
⇒ 書いた物が 使われない
⇒ ⇒ 書かれなくなる
⚑ 使われない台帳は、在っても 無いのと 同じです。
tasteck では ゲストノートが お客様の記録に 紐づき、 予約や 受注の画面から そのまま 開けます。 キャストの側からも 自分が 関わった分が 見え、管理側は 全体を 見られます。
⚠️ ただし ツールは 最後です。まず 使う場面を 1 つ 決めて、項目を 7 つに 絞ってください。 増やすのは いつでも できます。減らすのは、一度 増やすと ほぼ できません。
台帳は 集める仕組みではありません。忙しい夜に 30 秒で 書ける形だけが、半年後に 残ります。