Excel / LINE 運用から卒業するためのチェックリスト 12 項目
顧客台帳を Excel、シフトを LINE グループで回している運営者向け、DX 化する前に確認すべき 12 項目のチェックリスト。現状棚卸しから移行判断までの実践ガイド。
顧客台帳を Excel、シフトを LINE グループで回す運用は、スタート時点では合理的です。しかしキャスト数や顧客数が増えると、どこかで破綻します。
この記事では、あなたの店舗が Excel/LINE 運用の限界に達しているか を判定する 12 項目のチェックリストを紹介します。
チェックリスト (12 項目)
以下の項目に当てはまる数を数えてください:
🔴 業務負荷
□ 1. 店長の週末 2 時間以上がシフト集約に消えている LINE で各キャストから送られてくる出勤予定を、手作業で Excel にまとめている。
□ 2. 月末の給与計算で 2-3 日を使っている 稼働時間 × 指名本数 × オプション を手計算、電卓と Excel を往復している。
□ 3. 予約受付で「前回どうだっけ？」と聞き返している 電話が鳴るたびに Excel を検索、顧客情報を確認するのに 30 秒以上かかる。
🔴 事故リスク
□ 4. NG キャスト / NG 顧客の事故が月 1 回以上発生 スタッフの口頭伝達ミスで、NG キャストをあててしまってトラブルに。
□ 5. 配車のダブり事故 or 着車遅延が週 1 回以上 ホワイトボード or LINE で配車管理、同じドライバーに 2 件重ねてしまう。
□ 6. 顧客の連絡先を紛失・流出させた経験がある Excel の USB や スマホの紛失で、顧客リストの管理に不安を感じている。
🟡 機会損失
□ 7. どの広告媒体から来た客か追跡できない 月 10〜30 万円の広告費を使っているが、どの媒体が効果的か数字で分からない。
□ 8. リピート率を聞かれても答えられない 新規 / リピートの比率、2 回目来店率 などが感覚でしか分からない。
□ 9. キャスト評価が感覚ベースで、面談が「気合」で終わる 本指名率・離脱率 などの数字で示せないので、教育の方向性が曖昧。
🟡 成長阻害
□ 10. 新人スタッフの教育が「店長の頭の中」コピー マニュアルがなく、店長不在時のオペレーションが不安定になる。
□ 11. 2 店舗目を出そうとすると情報共有の仕組みが無くて困る 店舗横断の顧客情報共有、統合分析の方法がない。
□ 12. キャストから「他店はスマホでシフト出せるらしい」と言われる 他店との差を感じて、スタッフの定着に影響が出始めている。
診断結果
合計 0-2 項目: 健全 現状の運用で問題ありません。成長段階でチェック再診をおすすめします。
合計 3-6 項目: 注意 一部に限界サインが出ています。業務フローの見直しで改善可能かもしれません。まずは運用改善 (マニュアル整備、Excel の構造化) を試してから判断を。
合計 7-9 項目: 移行検討推奨 Excel/LINE 運用の限界に近づいています。業界特化 SaaS への移行を検討する段階です。放置すると店長の精神的負担が限界に達する可能性があります。
合計 10 項目以上: 即移行 機会損失・事故リスクが高い状態です。遅れるほど損失が拡大します。30 日無料トライアルで一旦試してから判断しても遅くありません。
業界特化 SaaS で解決できる項目
上記 12 項目中、tasteck は 11 項目を構造的に解決 できます (項目 6 のデータ紛失は利用者側のセキュリティ意識にも関わるため除外)。
| 項目 | tasteck での解決方法 |
|---|---|
| シフト集約 | キャストがスマホから直接提出 |
| 給与計算 | 稼働時間自動集計 + CSV 出力 |
| 聞き返し | CTI 着信連動で顧客情報即表示 |
| NG 事故 | NG 情報自動警告 |
| 配車ダブり | D&D タイムライン + 自動警告 |
| 広告効果 | 媒体別 CPA / LTV 分析 |
| リピート率 | 顧客ランク分析で自動算出 |
| キャスト評価 | 本指名率 × 離脱率の 2 軸 |
| 教育 | AI サポート + マニュアル自動更新 |
| 多店舗 | 企業グループ機能 + 横断分析 |
| スマホシフト | キャストモバイルアプリ |
次のアクション
- このチェックリストでご自身の店舗を診断
- 30 日無料トライアル でサインアップ、カード登録不要
- データ移行のご相談は お問い合わせ または
info@tasteck.techまで
関連ページ
当てはまったからと 全部 直さない
12 のうち 8 当てはまる …8 つ 直そうとすると 全部 途中で 止まります
1 つ 選ぶ …効きが 読めます
⚠️ 多く 当てはまる店ほど、1 つに 絞ってください。 ⇒ ⇒ 当てはまる数は 急ぐ理由であって、同時に やる理由では ございません
選ぶ 1 問
「これが 直ったら、来月 誰の手が 何分 減りますか」
⇒ 答えが 出る物から でございます。 ⇒ ⚠️ 答えが 出ない物は、いま 直しても 気づかれません
直す前に 数える 3 つ
一 いま その手に 何分 掛かっているか
二 何回 起きているか
三 その手を 誰が 持っているか
⚠️ 一 を 数えていないと、直った事が 分かりません。 ⇒ ⇒ 直した後に「変わった気がする」で 終わります
数え方
1 週間だけ 手で 書く（続けない）
⇒ ⚠️ 続けると **書く方が 仕事になります。**1 週間で 型が 出ます
変えても 戻る 3 つの形
一 古い形が 残っている（見られる所に 在る）
二 変えた事を 全員へ 伝えていない
三 変えた後に 誰も 見ていない
⚠️ 一 が いちばん 多うございます。 ⇒ ⇒ 慣れている方が 楽ゆえ、残っていれば 戻ります ⇒ 店内の連絡が 伝わらない
区切る
一 いつから 新しい形だけかを 決める
二 その日から 古い方は 見ない（残しても 見ない）
⇒ ⚠️ 並走は 2 週まででございます
入れても 使われない時
一 見る所が 決まっていない
二 入れる刻が 決まっていない
三 入れても 何も 起きない
⚠️ 三 が 元でございます。 ⇒ ⇒ 入れた事が 誰の手も 楽にしていないなら、入れません ⇒ 入れたのに 使われない
12 のうち 先に 効く 3 つ
一 二重に なっている記録（同じ事を 2 か所へ 書いている）
二 探すのに 時間が かかる物
三 人が 変わると 分からなくなる物
⚠️ 三 は 起きるまで 気づけません。 ⇒ ⇒ 辞めると 決まってからでは 遅うございます ⇒ 引き継ぎが その場で 終わる
揃える 順（1 か月）
第一週 …当てはまった中から 1 つだけ 選ぶ（答えが出る物）
第二週 …いまの手に 何分 掛かっているかを 1 週間 数える
第三週 …直す（他は 触らない）
第四週 …同じ数え方で もう一度 数える
⚠️ 入れる所から 始めないでください。 前が 数えられていないと、直った事を 示せません
よくある問い
Q. 8 つ 当てはまりました。 ⇒ ⚠️ 1 つに 絞ってください。当てはまる数は 急ぐ理由でございます。
Q. どれから 直せば よろしいでしょうか。 ⇒ **「来月 誰の手が 何分 減るか」**に 答えが出る物からでございます。
Q. 直したのに 戻りました。 ⇒ ⚠️ **古い形が 残っておられませんか。**残っていれば 戻ります。
Q. 数えるのが 面倒でございます。 ⇒ 1 週間で 結構でございます。前が 無いと 直った事を 示せません。
Q. 何から 手を付ければ よろしいでしょうか。 ⇒ 1 つ 選ぶ事でございます。全部は 途中で 止まります。