ホームページとポータルの出勤欄、更新漏れを減らすやり方 ── 元のシフトを1か所に決め、毎朝同じ時刻に見比べる

休みの 子の 指名の 電話が 鳴りました。ポータルの 出勤欄に、まだ 名前が 残って いた からです。

⚠️ ホームページと ポータルの 出勤欄を 毎朝 見比べると、どちらかに 1 人 抜けて いる・時刻が 違う 事が、思った 以上に 起きて います。

先に 結論

• 載せる 先を 書き出す（ホームページ・ポータル・X など）
• 元の シフトを 1 か所に 決める
• 毎朝 決まった 時刻に 元と 見比べる
• 休み・時刻の 変更は その場で 全部の 先を 直す
• サイトごとの 刻み（30 分単位 など）を 知って おく

一 …載せる 先を 書き出す

例）ホームページの 出勤欄
例）ポータル A の 出勤欄
例）ポータル B の 出勤欄
例）X の 今日の 出勤の 投稿

⇒ 「どこに 載せて いるか」を 全部 書き出すと、直し忘れる 先 が 見えます。1 つでも 抜けると、そこから 電話が 来ます。

二 …元の シフトを 1 か所に 決める

❌ LINE の やり取り・紙の 表・ホームページ を その都度 見る
⭕ 元は 1 か所（シフトの 表 か 顧客管理の システム）。他は 全部 そこから 写す

⇒ 元が 2 つ あると、どちらが 正しいか で 迷います。元を 1 つに 決めて、他の 先は 全部 写し と 考えます。

三 …毎朝 決まった 時刻に 見比べる

例）毎朝 11 時 …元の シフト と 各サイトの 出勤欄を 1 人ずつ 突き合わせる
   見る 所 …名前が 在るか ／ 始まりと 終わりの 時刻 ／ 休みの 子が 残って いないか

⇒ 見比べる 時刻を 決めて おくと、抜けが 1 日 続かない ように なります。

⚠️ 見比べる 人を 決めて おく。「誰かが 見て いる はず」が 一番 抜けます。

四 …休み・時刻の 変更は その場で 全部 直す

欠勤の 連絡が 来たら
  元の シフト を 直す → 一 で 書き出した 先を 上から 全部 直す → 済んだ 印を 付ける

⇒ 1 か所だけ 直して 後で が、指名の 電話の 行き違いの 元です。書き出した 一覧を 上から 順に 直すと 抜けません。

五 …サイトごとの 刻みを 知って おく

例）サイト A …15 分 刻みで 入る
例）サイト B …30 分 刻み（22:15 は 入らず、22:00 か 22:30 に なる）

⇒ 刻みが 違うと、同じ 子でも サイトごとに 時刻が ずれて 見えます。どちらに 寄せるか（早い 方・遅い 方）を お店で 決めて おくと、お客様への 案内が 揃います。

例（架空の お店）

元の シフト …みさき 20:00〜翌 2:00 ／ ゆい 22:15〜翌 3:00 ／ りん 休み（朝 10 時に 連絡）

毎朝 11 時の 見比べ
  ホームページ …みさき ⭕ ／ ゆい ⭕ ／ りん ✕（休みなのに 残って いる）
  ポータル A   …みさき ⭕ ／ ゆい ✕（22:00 に なって いる・30 分 刻み）／ りん 消えて いる ⭕

直す 事 …ホームページの りんを 外す ／ ポータル A の ゆいは 22:30 に 寄せる（お店の 決め）

⚠️ 例は 架空の お店です。

控えておく数字

一 毎朝の 見比べで 見つかった 抜け・時刻違いの 数（サイトごと）
二 「出勤欄と 違う」と 言われた 電話の 数
三 欠勤の 連絡から 全部の 先を 直し終えるまでの 時間

まとめ

• 載せる 先を 全部 書き出す
• 元は 1 か所、他は 写し
• 毎朝 同じ 時刻に、決めた 人が 見比べる
• 変更は その場で 全部
• 刻みの 違い は 寄せ方を 決めて おく

出勤欄が 揃って いる お店は、休みの 子への 指名の 電話で お客様を がっかりさせません。

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